Menüs
aus TipWiki, der freien Wissensdatenbank
Beim Einstieg stehen folgende Menüs zur Verfügung:
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Das Menü "Ablage" ("Datei")
Dieses dient dazu, das gesamte Programm betreffende, übergeordnete Einstellungen vorzunehmen, wobei der letzte bzw. die ersten drei Menüpunkte die hauptsächlich Relevanten sind:
Wird mehr als ein Betrieb über das Lohnprogramm abgerechnet bzw. befindet sich mehr als ein Betrieb in der aktuellen Datenbank, so ist vor allen weiteren die Stammdaten oder die Abrechnung betreffenden Aktionen der Betrieb als aktueller Betrieb auszuwählen, der gerade bearbeitet wird (durch Eingabe des Betriebe-Code).
In der zweiten Zeile des Menüs „Ablage (Datei)“ ist die Nummer der gerade verwendeten Version des Lohn-Programms ersichtlich (vgl. Programm vs. Datenbank).
Wesentlich für verschiedene Abläufe in anderen Programmteilen ist der Menüpunkt für die allgemeinen Einstellungen: Die hier vorzunehmenden Parametrierungen werden unter Ablage - Allgemeine Einstellungen (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Allgemeine_Einstellungen) bzw. bei den diversen Funktionen, für die sie relevant sind, erläutert.
Der Ausstieg aus dem Programm ist nur von dieser Stelle aus über den Menüpunkt „Beenden“ möglich.
Anzumerken sei hier, daß für die am häufigsten verwendeten Menüpunkte Tastenkombinationen zur Verfügung stehen, über die die jeweilige Funktion so ausgewählt werden kann, als wäre sie vom Menü aus ausgewählt worden.
z.B. Strg+Q für „Beenden“ oder Strg+W für „aktuellen Betrieb wählen“
Das Menü "Stammdaten"
In diesem Menü können die für die diversen Funktionalitäten relevanten Stammdaten eingetragen werden, wobei die Stammdaten in sog. Datensätzen bestimmter Tabellen abgelegt sind.
In erster Linie ist hier zu unterschieden zwischen den Betriebe- und den Dienstnehmer-Stammdaten. Sind diese einmal angelegt und eingetragen, so ist es in der Regel nicht mehr erforderlich hier einzusteigen, es sei denn, Änderungen sind vorzunehmen, die ab dem Zeitpunkt der Änderung den jeweils urprünglich vorhandenen Wert ersetzen sollen.
z.B. Pendlerpauschale oder Alleinverdienerabsetzbetrag in den Dienstnehmer-Stammdaten z.B. bundeslandspezifischer DZ, der sich einmal pro Jahr ändert, in den Betriebe-Stammdaten
Bei den übrigen Stammdaten sind insbesondere die Lohnarten, die Staaten und die Parameter bereits bei der Erst-Auslieferung vorhanden und müssen nur in Ausnahmefällen adaptiert werden.
Die Adressen müssen einmal den Erfordernissen entsprechend angelegt werden und stehen dann für die Abrechnung zur Verfügung.
Als optionales Feature steht die Möglichkeit zur Verfügung, über 4D-Write Briefe zu schreiben und in der Lohn-Datenbank abzulegen (Briefe an Mitarbeiter, ...).
Kostenstellen müssen nur angelegt und gewartet werden, wenn die sog. Kostenstellen-Abrechnung, ein Zusatzmodul zur Standard-Lohnversion, freigeschaltet ist.
Sind alle erforderlichen Stammdaten angelegt und eingetragen, so kann in der Regel jede Abrechnung über die Menüs „Abrechnung“, „Druck“ und gegebenenfalls „Export“ durchgeführt werden.
Das Menü "Abrechnung"
Die monatl. Abrechnung erfolgt in zwei Schritten:
- Abrechnung der Dienstnehmer
- Abrechnung des Betriebes
Damit die Dienstnehmer abgerechnet werden können, müssen unter dem Menüpunkt „Dienstnehmer“ dieses Menüs die für die aktuellen Dienstnehmer abzurechnenden Leistungen angelegt bzw. eingetragen werden.
Die Leistungen aller Dienstnehmer und aller Abrechnungsperioden sind in einer eigenen Tabelle „Leistungen“ abgelegt, die auch von diesem Menü aus aufgerufen werden kann, sodaß der Inhalt ihrer einzelnen Datensätze hier betrachtet (und auch geändert) werden kann.
Bei der Abrechnung der Dienstnehmer wird pro Monat und Dienstnehmer ein Lohnkonto erzeugt, dessen Inhalt unter dem entsprechenden Menüpunkt dieses Menüs überprüft werden kann.
Die Lohnkonten bilden nicht nur die Basis für alle dienstnehmerrelevanten Jahresauswertungen, sondern auch für die Abrechnung des Betriebes.
Sämtliche sich aus den Abrechnungen ergebenden Auswertungen können ausgedruckt und/oder exportiert werden.
Das Menü "Druck"
Dieses Menü beinhaltet an oberster Stelle den Druck der Lohnzettel für die Dienstnehmer und teilt sich weiters auf in alle, die Dienstnehmer betreffenden Ausdrucke sowie die Ausdrucke, die den jeweiligen Betrieb betreffen.
Zusätzlich unterscheiden sich die Ausdrucke in der Periode, auf die sie sich beziehen, insbesondere handelt es sich daher um das aktuelle Monat betreffende Ausdrucke (Brutto/Nettolisten, Beitragsnachweisung, Finanzamtserklärung, Kommunalsteuererklärung, Buchungsliste), um Jahresauswertungen (Jahreslohnkonto, L16, E18, BNW für geringfügig Beschäftigte, Beitragsgrundlagennachweisung, Kommunalsteuerjahreserklärung, Summen-Buchungsliste) oder um einmalige Ausdrucke wie An/Abmeldung, Krankengeld/Wochengeld-Bestätigung, Stammdaten, Arbeitsbescheinigung.
Die Bedeutung der Ausdrucke liegt immer mehr in der Archivierung, während an externe Stellen fast nur mehr exportierte Daten übermittelt werden.
Der Export dieser Daten erfolgt über
Das Menü "Export"
Über dieses Menü können Daten für drei externe Stellen auf entsprechende „Datenträger-Dateien“ exportiert werden:
- Bank-Datenträger für die Überweisung der Löhne und Gehälter via Telebanking
- Buchungslisten für den Import in die Tip- bzw. MF-Finanzbuchhaltung
- ELDA-Dateien , die an die GKK übermittelt werden können.
Die Ordner, in die die jeweiligen Dateien exportiert werden sollen, können in den Allgemeinen Einstellungen des Menüs "Ablage" ("Datei") (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Men%FCs#Das_Men.FC_.22Ablage.22_.28.22Datei.22.29) definiert werden.
