Erzeugung von ELDA-Dateien
aus TipWiki, der freien Wissensdatenbank
An die GKK können folgende Meldungen per Datenträger übermittelt werden:
- Beitragsnachweisung
- Jahresbeitragsnachweisung für geringfügig Beschäftigte
- Versichertenmeldungen
- Krankengeld-Bestätigungen
- Wochengeld-Bestätigungen
- Lohnzettel SV
- Mitteilungen E18
Erzeugt werden diese Datenträger-Dateien in dem Ordner, in dem sich das Lohn-Programm befindet, wenn nicht unter den allgemeinen Einstellungen ein anderer Pfad angegeben ist (vgl. Menü "Export" (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Men%FCs#Das_Men.FC_.22Export.22)).
Hierbei ist der grundsätzliche Ablauf immer der Gleiche, unabhägig davon, welche Meldung auf ELDA-Datenträger erzeugt wird:
1. Nach Auswahl des gewünschten Menüpunktes im Menü „Export“ ist im Fall einer Beitragsnachweisung lediglich der Betrieb und das Abrechnungsmonat zu bestätigen bzw. ggf. umzustellen und in allen anderen Fällen durch Markieren die Auswahl der Dienstnehmer zu treffen, für die die entsprechenden Daten zu exportieren sind.
2. Nach Auswahl der Dienstnehmer stehen je nach zu exportierendem Datenbestand mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, unter denen man sich jeweils für eine entscheiden muss:
3. Die Datenträger werden dann jeweils für den aktuellen Betrieb und das aktuelle Abrechnungsmonat erzeugt, sodass sich ihr Name auch aus diesen Bestandteilen zusammensetzt:
<Betriebe-Code>+“OGKK“+<JJMM>+<lfd.Nr.>+“.TXT“
z.B. LIZENZOGKK040200.TXT
4. Gibt es für den aktuellen Betrieb und das aktuelle Abrechnungsmonat noch keine ELDA-Datei, so wird eine mit der lfd. Nr. „00“ erzeugt.
5. Wurde bereits ein (oder mehrere) Datenträger für den aktuellen Betrieb und das aktuelle Abrechnungsmonat erstellt (dieser muss im entsprechenden Ordner vorhanden sein!), so ist die Entscheidung zu fällen, ob die Daten an die zuletzt erstellte Datei anzuhängen sind oder in eine neue Datei gestellt werden sollen.
Bei Auswahl der ersten Option wird eine bereits vorhandene Datei um die aktuellen Daten erweitert, d.h. diese werden an die vorhandene Datei angehängt.
Entscheidet man sich dafür, die Daten in eine neue Datei zu stellen, so wird für den aktuellen Betrieb und das aktuelle Abrechnungsmonat eine neue Datei mit der nächsten lfd. Nr. erzeugt, z.B. LIZENZOGKK040201.TXT
Diese Entscheidung hängt im Wesentlichen davon ab, ob die bereits erzeugte Datei bereits an die GKK geschickt wurde – dann darf nicht angehängt werden – oder noch nicht – dann können mehrere Datenbestände in einer Datei übermittelt werden.
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DN-spezifische Meldungen
Welche Arten von Versichertenmeldungen, Wochengeld- und Krankengeld-Bestätigungen per Datenträger an die GKK geschickt werden können, geht aus dem Dialog hervor, der nach Auswahl der Dienstnehmer präsentiert wird (s.o. 2.).
Details zur Erstellung von Versichertenmeldungen:
Export - Versichertenmeldung (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Versichertenmeldung)
Export - Krankengeldbestätigung (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Krankengeld-Best%E4tigung)
Export - Wochengeldbestätigung (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Wochengeld-Best%E4tigung)
Details zur Erstellung der Datenbestände zum Lohnzettel SV:
Lohnzettel SV (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Erzeugung_von_ELDA-Dateien#Lohnzettel_SV)
Beitragsnachweisungen
Die monatliche Beitragsnachweisung kann entweder unter Abrechnung – Betriebe im Ausgabe-Layout über den Button
und den darauffolgenden Dialog
durch Anklicken von „Datenträger“ erstellt werden oder über Export – Beitragsnachweisung.
Dort kann auch die Beitragsnachweisung für geringfügig Beschäftigte erzeugt werden:
Im Falle einer Aufrollung einer Betriebe-Abrechnung müssen die Felder "SV-Beitragsnachweisung", "Datenträger" und "Aufrollung" angekreuzt sowie das aufzurollende Monat eingegeben sein:
Wird die Aufrollung über den Button "geänderte Monate aufrollen" gestartet, so muss natürlich die Frage, ob die Beitragsnachweisung auf Datenträger-Datei erstellt werden soll, mit "OK" beantwortet werden.
In beiden Fällen bewirkt dies, dass sowohl ein Storno der ursprüglich gesandten Beitragsnachweisung(en) als auch die Korrektur-Beitragsnachweisung(en) auf Datenträger erzeugt werden.
Übermittlungen
Während früher zur Übermittlung der Dateien das ELDA-Programm der GKK benötigt wurde, das nur unter Windows verfügbar ist, ist es mittlerweile auch möglich und sinnvoll, die Datenträger direkt über das Internet an die GKK zu senden.
Dazu ist es erforderlich, eine Erstanmeldung bei „ELDA online“ durchzuführen (Informationen dazu unter www.elda.at unter ELDA - ONLINE). Hat man Benutzernamen und Passwort erhalten, so können über ELDA online (online.elda.at ) die Daten, die mittels Lohnprogramm in eine Datenträger-Datei geschrieben wurden, direkt an das Datensammelsystem der Oberösterreichischen GKK übermittelt werden:
Beim Einstieg in ELDA online mittels Seriennummer, Benutzername und Kennwort steht die Liste der bereits gesendeten Dateien zur Verfügung, für die die Meldebestätigungen, die bereits beim Senden zurückgeschickt wurden, über die beiden rechten Icons nochmals heruntergeladen oder angeschaut werden können.
Ebenso ist es möglich, den Inhalt der übermittelten Datenbestände im Detail anzusehen und damit zu überprüfen (Icon "Lupe").
Lohnzettel SV
Seit Beginn des Jahres 2003 ist es erforderlich, für alle Dienstnehmer nicht nur am Ende des Jahres eine Beitragsgrundlagenmeldung an die GKK und eine Lohnzettel-Meldung (L16) an das Finanzamt zu übermitteln sondern eine Kombination aus diesen beiden Meldungen auch unterjährig bei Austritt eines Dienstnehmers bis zum 15. des Folgemonats abzugeben.
Diese kombinierten Meldungen – Lohnzettel SV – können mittels Formular in Ausnahmefällen wahlweise bei der zuständigen GKK oder beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden, im Wesentlichen sind die Betriebe aber dazu verpflichtet, die entsprechenden Daten per ELDA-Datenträger an die GKK zu senden (damit entfällt die Übermittlung des Beitragsgrundlagennachweises und die Übertragung der L16-Daten an die Datakom).
1. Lohnzettel SV für ausgetretene DN
Tritt ein Dienstnehmer aus, so ist auf Seite 4 der DN-Abrechnung sowohl das Austritts- als auch des Ende-Entgeltdatum einzutragen (ggf. auch das Datum für das Ende der MV-Pflicht). Nach Abschluss aller Abrechnungen für diesen Dienstnehmer ist dieser unter Export – Lohnzettel SV auszuwählen und i.d.R. die Beitragsgrundlagenmeldung inkl. Lohnzettel Finanz auf Datenträger zu erzeugen und bis zum 15. des Folgemonats an die GKK zu senden.
Die Erzeugung des Datenträgers bewirkt, daß bei der entsprechenden Eintritts-Austrittsperiode das Kennzeichen „LZ SV gesendet“ gesetzt wird. Sollte die Erzeugung aus irgendwelchen Gründen wiederholt werden müssen, so muß zuerst das Kennzeichen wieder entfernt werden.
2. Lohnzettel SV am Jahresende
Statt der Beitragsgrundlagenmeldung ist am Ende des Jahres für alle Dienstnehmer, für die nicht während des Jahres aufgrund ihres Austritts ein Lohnzettel SV abgegeben wurde, ein Lohnzettel SV zu erzeugen, der auch die finanzrechlichen Daten (L16) enthält. Hierbei wird unter Export – Lohnzettel SV die Auswahl aller Dienstnehmer des aktuellen Betriebes zusammengestellt, für die im entsprechenden Jahr ein Lohnkonto existiert und bei denen das Kennzeichen „LZ SV gesendet“ noch nicht gesetzt ist. Durch Markieren sind jene Dienstnehmer auszuwählen, für die der Datenbestand erzeugt werden soll (u.U. ist die Auswahl auch zu ergänzen). Nach der Erzeugung des Datenträgers wird das Kennzeichen „LZ SV gesendet“ nur für bereits ausgetretene Dienstnehmer gesetzt, nicht bei der Periode, bei der das Austrittsdatum und das EndeEntgeltdatum noch 00.00.00 ist.
3. Storno eines Lohnzettel SV
Ist der Lohnzettel SV vom Datensammelsystem der GKK lt. Meldebestätigung nicht angenommen worden, so genügt es, nach der Korrektur des entsprechenden Problems einen neuen Datenbestand zu schicken. Wurde die Meldung allerdings akzeptiert und stellt man nachträglich fest, daß die Daten fehlerhaft sind, so ist zuerst ein Storno der Beitragsgrundlagenmeldung inkl. Lohnzettel Finanz zu erzeugen und dann (auf dem gleichen Datenträger) eine neue Meldung, wobei jeweils auf das Kennzeichen „LZ SV gesendet“ zu achten ist.
