Ablauf einer Abrechnung
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Das für die Abrechnung relevante Abrechnungsmonat wird in den Betriebe-Stammdaten einmal initialisiert und nach dem Abschluss des jeweiligen Monats über den Button „nächstes Monat“ im Ausgabe-Layout von Abrechnung – Betriebe weitergesetzt.
Die einzelnen Schritte einer Abrechnung können folgendermaßen zusammengefaßt werden:
- Anlegen der Leistungen für die aktuellen Dienstnehmer im aktuellen Monat
- Eintragen etwaiger Urlaube und/oder Austrittsdaten
- Abrechnen der Dienstnehmer
- Kontrolle und Ausdruck der Lohnzettel
- Abrechnen des Betriebes
- Kontrolle und Ausdruck der Beitragsnachweisung(en), der Finanzamtserklärung und der Kommunalsteuererklärung(en)
- Erstellen und Kontrollieren der Buchungsliste
- Export von Bank-Datenträger, Beitragsnachweisung(en) auf ELDA-Datei und Buchungsliste
| Inhaltsverzeichnis |
Anlegen der Leistungen
Für den ersten Schritt der Abrechnung muß der Menüpunkt „Dienstnehmer“ im Menü Abrechnung gewählt werden.
Im zugehörigen Eingabe-Layout steht auf der ersten Seite ein sog. eingebundenes Layout zur Verfügung, in dem die Leistungen
- über den Button „neue Leistung“,
- über die Tastenkombination Apfel-+ (Mac) bzw. Strg-+ (Windows) oder
- durch Doppelklick der gewünschten Lohnart in der Liste der Lohnarten
eingetragen werden können.
Hierbei ist anzumerken, dass die Liste der Lohnarten immer jene Lohnarten aufweist, bei denen das Feld "wird verwendet" angekreuzt ist (vgl. Eingabe-Layout unter Stammdaten - Lohnarten).
Nachdem die Leistungen in einer eigenen Tabelle abgelegt sind, können sie auch jederzeit unter dem Menüpunkt Abrechnung – Leistungen betrachtet und/oder geändert werden.
Im Eingabe-Layout der Dienstnehmer-Abrechnung werden immer die zum jeweiligen Dienstnehmer im aktuellen Abrechnungsmonat (lt. Datum!) eingetragenen Leistungen dargestellt.
Verändern sich die Leistungen eines Dienstnehmers von einem zum nächsten Monat nicht oder nur teilweise, ist es sinnvoll, diese als Standard-Lohnarten anzulegen, damit die entsprechenden Leistungen dann im jeweiligen Monat automatisch generiert werden können – entweder beim Einstieg in den jeweiligen Dienstnehmer
oder im Ausgabe-Layout über den Button „Std.-LA anlegen“ für alle markierten Dienstnehmer.
Urlaubsverwaltung
Damit auf dem Dienstnehmer-Lohnzettel die Anzahl der noch vorhandenen Urlaubstage immer korrekt ausgewiesen ist, muß die Urlaubsverwaltung in der dafür vorgesehenen Form verwendet werden:
Zur Verwaltung der Urlaubstage der Dienstnehmer stehen auf Seite 3 des Eingabelayout unter Abrechnung - Dienstnehmer folgende Felder zur Verfügung:
- ein Datumsfeld für die Eingabe des Beginns des Urlaubsjahres (mit dem Eintrittsdatum mitlaufend, mit Beginn des Kalenderjahres, ein anderes beliebiges Datum),
- ein Feld für die Eingabe der Anzahl der Tage, die den Urlaubsanspruch des Dienstnehmers pro Jahr ausmachen, und
- ein Feld, das beschreibt, wie hoch (Anzahl der Tage) sein aktueller Gesamtanspruch ist.
Um die Urlaubsverwaltung zu initialisieren, steht ein eigener Menuepunkt unter den DN-Funktionen
zur Verfügung, über den es möglich ist,
- den Beginn des Urlaubsjahres für alle Dienstnehmer einzutragen und
- den Urlaubsanspruch pro Jahr festzulegen (üblicherweise 30 Tage bzw. 25 Tage).
Der aktuelle Gesamtanspruch muß bei jedem Dienstnehmer gesondert eingetragen werden, da dieser individuell verschieden sein wird, genauso wie jährliche Urlaubsansprüche, die von der Norm abweichen.
In Anspruch genommener Urlaub muß nunmehr lediglich in der Untertabelle URLAUB auf Seite 3 des Eingabe-Layout mit Datum und Anzahl der Urlaubstage eingetragen werden:
Bei der Abrechnung der Dienstnehmer wird daraus jeweils ein Datensatz der Tabelle Leistungen erzeugt, der auf der Dienstnehmer-Abrechnung ausgewiesen ist:
Der resultierende Urlaubsanspruch des Dienstnehmers wird dort ebenfalls dargestellt.
Beim Übergang in das nächste Betriebe-Abrechnungsmonat besteht die Möglichkeit, automatisch für alle Dienstnehmer den jeweiligen Urlaubsanspruch um die im Vormonat konsumierten Urlaubstage zu vermindern bzw. um den aufgrund des Jahresablaufs neu entstandenen Anspruch zu erhöhen.
Zusätzlich wird dabei darauf hingewiesen, dass für einen Dienstnehmer der Urlaubsanspruch einzutragen ist, wenn er seit 6 Monaten im Betrieb beschäftigt ist.
Eintritt/Austritt
Im Ausgabe-Layout der Dienstnehmer-Abrechnung werden defaultmäßig immer jene Dienstnehmer als Auswahl (aktuelle Gesamtauswahl) präsentiert, für die das aktuelle Abrechnungsmonat in eine entsprechende Eintritts/Austrittsperiode des Dienstnehmers fällt und die zum aktuell ausgewählten Betrieb gehören. Diese kann jederzeit über das Menü DN-Funktionen wiederhergestellt werden:
Die Wartung der Eintritts/Austrittsperioden sowie der Zeiträume für die Mitarbeitervorsorge erfolgt auf der 4. Seite des Eingabe-Layout, wobei zu beachten ist, daß für die korrekte Abrechnung des aktuellen Monats die entsprechenden Datumsfelder korrekt gesetzt sein müssen, bevor der Dienstnehmer abgerechnet wird.
Abrechnen der Dienstnehmer
Sind bei den Dienstnehmern alle Leistungen des aktuellen Monats angelegt, die konsumierten Urlaubstage eingetragen und Eintritts/Austrittsdatum korrekt gesetzt, so können im Ausgabelayout alle Dienstnehmer ausgewählt und über den Button „Abrechnen“ abgerechnet werden.
„Abrechnen“ bedeutet: Auf Basis der aktuellen Parameter (diese sind i.d.R. vorgegeben und steuern die Abrechnung hinsichtlich SV-Prozentsätzen, Lohnsteuer-Tabelle u.a. zeitraumbezogener Daten, die über die diversen Updatens gewartet werden), der Lohnarten-Parametrierung (vgl. Stammdaten-Lohnarten) und der Dienstnehmer-Stammdaten wird pro Dienstnehmer und Abrechnungsmonat ein Lohnkonto erzeugt, das die in diesem Monat aktuellen, für die Abrechnung relevanten Dienstnehmer-Stammdaten sowie die Abrechnungsergebnisse enthält.
Der Inhalt der Lohnkonten kann unter Abrechnung-Lohnkonto betrachtet und kontrolliert werden, was zusätzlich über den Ausdruck der Lohnzettel erfolgen soll.
Die Lohnkonten bilden die Basis für das
Abrechnen des Betriebes
Dieses besteht im Wesentlichen in der Berechnung der Abgaben, die an
- GKK,
- Finanzamt und
- Gemeinden
zu entrichten sind.
Ein sinnvolle Vorgangsweise hierbei ist es, unter Abrechnung-Betriebe den gewünschten Betrieb auszuwählen und über den Button „Betrieb abrechnen“ und das darauf erscheinende Dialog-Fenster die Beitragsnachweisung(en), die Finanzamtserklärung und die Kommunal-steuererklärung(en) auszudrucken.
Erst wenn diese kontrolliert und in Ordnung sind sowie auch eine Buchungsliste erstellt wurde, die mit den anderen Ausdrucken abgeglichen ist, sollten diverse Datenträger erzeugt werden:
Datenträger-Erzeugung
Die im Zusammenhang mit der Abrechnung zu erzeugenden Datenträger können unter den ersten drei Menüpunkten unter dem Menü „Export“ angewählt werden:
- Bank-Datenträger
- Buchungsliste
- Beitragsnachweisung
Wohin die entsprechenden Dateien erzeugt werden sollen, kann auf der Seite „Export“ der allgemeinen Einstellungen festgelegt werden:
1. Bank-Datenträger
Damit ein Datenträger erzeugt werden kann, der die zu überweisenden Löhne und Gehälter enthält, müssen natürlich sowohl in den Dienstnehmer- als auch in den Betriebe-Stammdaten die entsprechenden Bankverbindungen eingetragen sein.
Zusätzlich ist es erforderlich, daß in den allgemeinen Einstellungen festgelegt ist, daß ein V3-Datenträger erzeugt werden soll (dies ist defaultmäßig so eingestellt).
Nach der Erzeugung des Datenträgers wird ein sog. Datenträger-Begleitzettel ausgedruckt, der die wichtigsten Parameter des Datenträgers wiedergibt, insbesondere die gesamte zu überweisende Netto-Summe, die mit dem Zahlungsbetrag auf der Buchungsliste verglichen werden kann.
2. Buchungsliste
Für den Export der Buchungsliste(n) ist es erforderlich, in den Betriebe-Stammdaten sämtliche Kontonummern der Buchhaltung einzutragen und in den allgemeinen Einstellungen zusätzlich festzuhalten, ob die exportierten Daten in die Tip-Finanzbuchhaltung oder die MasterFinanz-Finanzbuchhaltung importiert werden sollen.
3. Beitragsnachweisung
Das Prozedere beim Export der Beitragsnachweisung entspricht dem Export aller ELDA-Dateien und wird gesondert behandelt. Wichtig ist hier insbesondere, daß die Kontonummer des Betriebes bei der GKK sowie die MVK-Leitzahl des Betriebes auf der Seite „Kontonummern“ der Betriebe-Stammdaten eingetragen ist:
Neuabrechnung vs. Aufrollung
Der Teil der Dienstnehmer-Stammdaten, der für die Abrechnung relevant ist, sowie die sich aus der Abrechnung ergebenden Daten werden auf dem Lohnkonto festgehalten.
Ändern sich Dienstnehmer-Stammdaten und soll sich diese Änderung auf die aktuelle Abrechnung auswirken, so muß der entsprechende Dienstnehmer nochmals abgerechnet werden. Dies bewirkt, daß das bereits vorhandene Lohnkonto durch ein neues Lohnkonto ersetzt wird.
Da die Betriebe-Abrechnung auf den Lohnkonten basiert, muß in so einem Fall i.d.R. auch die Betriebe-Abrechnung wiederholt werden.
Dies kann immer wieder durchgeführt werden, solange das aktuelle Monat noch nicht abgeschlossen ist, die entsprechenden Datenträger noch nicht an die zuständigen Stellen übermittelt sind und die abzuführenden Beträge noch nicht eingezahlt sind.
Ist dies alles bereits geschehen, so geht man unter Abrechnung – Betriebe mittels Button in das „nächste Monat“ über. Bei diesem Übergang wird der Urlaubsanspruch der einzelnen Dienstnehmer automatisch aktualisiert (auch Erhöhung um den Anspruch, der beim Übergang in ein neues Urlaubsjahr entsteht!), wenn dies gewünscht wird (vgl. Urlaubsverwaltung (http://doc.tip-informatik.at/index.php/Ablauf_einer_Abrechnung#Urlaubsverwaltung)).
Sollte sich nachträglich herausstellen, daß Abrechnungen geändert werden müssen kann dies nur mehr über eine Aufrollung geschehen:
Prinzipiell gibt es zwei Arten von nachträglichen Änderungen von Dienstnehmer-Abrechnungen für vergangene Monate:
- Es werden Leistungen nachgetragen (mit einem Datum, das vor dem aktuellen Abrechnungsmonat liegt).
- Es werden Dienstnehmer-Stammdaten verändert (so, dass diese Änderungen sich auf die ursprünglichen Abrechnungen auswirken).
Nach der Aufrollung der Dienstnehmer ist auch eine Betriebe-Aufrollung durchzuführen, für die unter Abrechnung – Betriebe im Ausgabe-Layout der Button „geänderte Monate aufrollen“ zur Verfügung steht.
1. Nachtrag von Leistungen
Nach der nachträglichen Eintragung von Leistungen mit einem Datum. das vor dem aktuellen Abrechnungsmonat liegt, steht unter Abrechnung – Lohnkonten im Ausgabe-Layout die Möglichkeit „alle Änderungen aufrollen“ als Button zur Verfügung. Hier erkennt das Programm automatisch, ob Leistungen zu bereits abgeschlossenen Abrechnungsmonaten nachgetragen wurden und
- erzeugt für die betroffenen Dienstnehmer und die jeweiligen Abrechnungsmonate eine neue Abrechnung (ein neues Lohnkonto, das sofort ausgedruckt wird) und
- ermittelt die Netto-Differenz, die sich aus den geänderten Abrechnungen ergibt, und berücksichtigt diese bei der Abrechnung des aktuellen Monats, die auch sofort ausgedruckt wird.
2. Veränderung von Stammdaten
Werden für einen Dienstnehmer dessen Stammdaten verändert und sollen mit diesen Änderungen bereits durchgeführte Abrechnungen korrigiert werden, so ist dies über den Button „Aufrollung“ im Ausgabe-Layout unter Abrechnung – Dienstnehmer bzw. den zugehörigen Menüpunkt im Menü „DN-Funktionen“ möglich:
Für die angeklickten Dienstnehmer und ausgewählten Abrechnungsmonate wird eine Neu-Abrechnung mit den nun aktuellen Dienstnehmer-Stammdaten durchgeführt und die Netto-Differenz im aktuellen Monat berücksichtigt.
